1.幹事が事前に行うことは？
幹事が事前に行うべきことはたくさんあります。1人で手が回らない場合は、1～2人フォローしてくれる人を呼ぶと良いでしょう。ただし、その人数は多ければよいというわけではなく、自分が管理できる人数で留めておくのがポイントです。 遅くても1か月以上前から動き出すと余裕を持って準備を進めることができます。
日程調整
日程調整は、早めに行わないと参加者の予定が埋まってしまいます。回答の締切期限を設けた上で早めにアンケートなどを取るようにしましょう。 まずは上司や主役の都合の良い日をいくつか聞き、その中から何日か候補日を提示するとスムーズです。手段としては日程調整ツールやアプリを使うことで管理もしやすくなります。
当日の流れ、
担当者への依頼
歓迎会当日の内容が決まったら、流れを書いたタイムテーブルを用意します。そして当日スピーチをしてもらう人や、余興に参加してもらう人に依頼しておきましょう。目安の時間なども一緒に伝えると、依頼された側も当日の動きをイメージしやすくなります。
会場選び
会場選びは、職場からのアクセスの良さが1番のポイントです。ギリギリまで職場で仕事をしたり、やむを得ず遅刻してしまうケースがありますが、そのような場合でも徒歩で行ける距離にあると便利です。道も分かりやすい目印が近くにあると迷う心配がありません。
会場の予約
予約の際は、日時、人数、予算などを正確に伝えましょう。初めてのお店の場合は、電話で確認したほうがお店の雰囲気も分かり、細かい要望のやり取りもしやすいのでオススメです。使わないで欲しい食材や、予算内での料理内容の相談などは電話で直接伝えたほうがスムーズで、意思疎通のミスも起きにくくなります。
歓迎会の案内通知
参加者全員に漏れのないよう案内通知を送ります。 宴会名、日時、会場、アクセスマップ、幹事の携帯電話番号、会費、会費の集め方など、必要な項目を記載するようにしましょう。会費はお釣りのないようにお願いしておくことがポイントです。
2.歓迎会当日の流れ
歓迎会当日の流れを順番に見ていきましょう。おおまかなタイムテーブルを頭に入れておくと当日、スムーズに動くことができます。
司会挨拶
司会挨拶は、幹事か司会者が行います。緊張している新入社員もいるので、会場をあたためるためにも、明るい挨拶を心がけることが大切です。その後の雰囲気もここで決まってくるので、笑顔で、なるべく簡潔に済ませましょう。
代表者挨拶
代表者挨拶は、基本的には参加者のなかで一番立場が上の方が行います。司会挨拶では喋りやすいような雰囲気をつくり、失礼のないようにバトンを渡すと良いでしょう。
乾杯
乾杯の音頭は参加者の中で役職が上から3番目くらいの方が行うとされています。ただし、流れを切りたくないときや間を作りたくない場合は、代表者の方にそのまま乾杯の音頭も取ってもらうことがあります。あらかじめ決めておくのがオススメです。当日になっての急な変更などは混乱を招くので避けたいところです。
新人挨拶
歓迎会の主役である新入社員一人ずつ挨拶をしてもらいます。 人数が多すぎる場合には割愛しますが、人数が少なく時間に余裕あるのであれば、挨拶と今年の抱負などをその場で考えられるものを発表してもらうのも良いです。
歓談（余興）
新入社員が出し物を用意する場合と、社員全員が親睦を深められるようなゲームを考えてくるケースなどがあります。どちらの場合も、司会者の力量で盛り上がり方も変わってくるので実況の仕方なども含めて準備しておくと安心ですね。
中締め
参加者の中で2番目くらいの役職の方に行ってもらうとされています。中締めは、次の予定がある方にとっての配慮でもあるので大切な役割です。一度、区切りをつけるためにもしっかりと行いましょう。
閉会挨拶
一本締めや三本締めなどの挨拶をして、参加者をお店の外へと誘導しましょう。締めの挨拶をしてもらった後に、2次会がある場合は参加者に呼びかけます。2次会の場所もあらかじめ決めておくとスムーズです。
3.お店選びのポイント
お店を選ぶ際に押さえておくべきポイントをいくつかご紹介します。これらを意識して選ぶだけでも良いお店選びに繋がるでしょう。
参加者の年齢、性別を考慮したジャンル
参加者の平均年齢や性別を頭に入れながらお店を選ぶようにしましょう。あまりにも高級過ぎるお店だったり、騒がしすぎるお店だったりすると敬遠されてしまうかもしれません。
立地、駅近
お店の立地は、駅近もしくはオフィスの近くが好ましいでしょう。遅刻してきた方でもすぐに分かるような目印を見つけておくと良いです。帰りの時間が遅くなってしまってもすぐに電車に乗れるので、駅が近いほうが喜ばれます。もしも、駅やオフィスから少し離れたお店にする場合には、送迎の手配などでカバーするように心がけると良いでしょう。
喫煙の可否
タバコを吸う方がいたら、お店が喫煙可であるかどうかを事前に確認しておきましょう。吸う方も吸わない方もいる場合は、個室があるお店を選んで分煙にするなどの工夫も良いでしょう。双方が快適に飲み会に参加できるように取り計らってください。
靴を脱ぐ店は事前に告知を
忘れがちなことですが、座敷や掘りごたつなどで靴を脱ぐ必要があるお店に決まった場合、事前に連絡しておくと親切です。冬はブーツなどを履いてくる女性が多く、脱ぐのが面倒な方もいます。そのため、靴を脱ぐお店は敬遠されることが多いですが、事前に告知しておくことであらかじめ対処ができます。
新人が気を使わなくていい食事内容
せっかくの歓迎会なので、できるだけ新入社員に気を使わないで楽しんでもらえるような食事内容を選ぶと良いですね。例えば、取り分ける必要がない料理を選んだり、お酌をする必要がないように配慮したりなどです。
飲み放題の内容
ここではおすすめの飲み放題プランがあるお店をご紹介します。
4.新入社員の理想的な振舞いとは
新入社員として参加する飲み会では、心得ておくべきマナーがいくつか存在します。社会人になって最初の飲み会で失敗しないように、チェックしておきましょう。
上座に座らない
新入社員は下座に座るようにしましょう。もしも、指定されていた場合は無理に下座にこだわる必要はありません。下座とは基本的に入口に近い席を言います。 社会人になるとお酒の席に限らず、様々な場面で上座と下座を意識しなければいけないことがあります。会議室やタクシー、エレベーターなどの上座・下座についても頭に入れておくと便利です。
挨拶はポジティブな言葉を
参加者の前で一言挨拶をする際には、明るくポジティブな内容を心がけましょう。自信なさそうな姿勢は、頼りなさを連想させてしまいます。第一印象はとても大切なので元気に振舞うと良いでしょう。
お酒を注ぎに行くときのマナー
お酌をする際にいくつか覚えておくべきポイントがあります。まず、グラスが完全に空になる前に注ぐようにします。会話を楽しみながらも、お酒が半分以下になっていないかをチェックしましょう。そして、「飲まれますか？」と一言かけてからお酒を注ぎます。無言で注いでしまうとせっかくの好意も台無しになってしまうので、しっかりとコミュニケーションを取るように心がけることが大切ですね。
酔っぱらっても、迷惑をかけないようにする
1次会が盛り上がって2次会へと続くことはよくあります。その勢いで、3次会までという流れになった場合は、無理に行く必要はありません。その場の雰囲気を見ながら、きちんと挨拶をして帰りましょう。もちろん3次会に参加して、親睦を深めるのもよいでしょう！ その場合にはお酒を飲みすぎて羽目を外さないように注意しましょう。
5.まとめ
歓迎会を行うにあたって、幹事が事前に準備すべきことや新社会人が心得ておくべきマナーなどについてご紹介しました。要点を1つずつチェックしながら、なるべく早くから準備を始めるようにしましょう。主役はもちろん、参加者全員が楽しめる歓迎会にしてくださいね。
