1.送別会と壮行会の違いは？
送別会と似た催しとして、壮行会というイベントを社内で開催したことがある方も多いでしょう。一見すると同じような催しと思われがちですが、実はこの二つは異なる意味合いを持っています。 まずは送別会と壮行会の違いについて整理していきましょう。
送別会とは
送別会とは、所属する組織を何らかの理由で離れてしまう人を送り出すために開催するイベントです。 たとえば、学生の部活動であれば卒業、会社であれば転職や退職などで“ある人が組織を離れる際”に催します。文字通り、「別れ」を「送り出す」会というわけです。
壮行会とは
一方で、壮行会とは所属する組織を“一時的に離れる人を激励するため”に行われるイベントです。送別会とは違い、再び戻ってくる人に向けて催されるもので、たとえば長期出張や部署異動などでチームを離れる人が対象となります。
以上のように、送別会と壮行会には似ているようで大きな違いがあります。送別会を行うにあたっては、今までお世話になった感謝の気持ちを込め、気持ちよく送り出せる会となるようにしましょう。
2.幹事が送別会の前に行うことは？
送別会の準備を一手に引き受ける幹事は、開催前から当日に至るまで非常に忙しいものです。そんなハードスケジュールをしっかりと進行するためにも、送別会の流れをしっかり押さえておきましょう。 まずは幹事が事前に行うべき送別会の準備について整理していきます。
イベントの基本！
日程調整
まずはイベントの基本である、日程調整を行いましょう。なるべく全員参加可能な日程を選びたいものですが、仕事やプライベートのスケジュールなどで全員参加が難しいことも想定されます。そのため、送別会の主役や組織の上司を中心にスケジュールを組み立て、候補日をいくつか設定した上で他のメンバーに参加可能かどうかアンケートを取る方法がおすすめです。参加者が最も多い日を開催日にすると、スムーズに日程調整を進められるでしょう。
当日の流れを整理して、挨拶などを行う人に声をかけておく
スケジュールを決めたら、続いて当日の流れを整理しましょう。 たとえば、送別会の主役からの挨拶の時間や、組織を代表して送り出しの挨拶をする時間などをこのタイミングで決定します。 また、それに伴い当日スピーチを行う方などには、事前に声をかけるなどをし、準備をしてもらうようお願いしておきましょう。
会場選び・予約
スケジュールの調整と同じく、送別会などの催しの基本となるのが会場選びです。 会場を選ぶ際にはお店のジャンルや予算、席のレイアウトや雰囲気などさまざまなことに配慮しなければなりません。なお、お店を選ぶタイミングで主役や上席者から順に上座へ座れるようあらかじめ席次表を作っておくと、当日スムーズに参加者を案内できます。
参加者に向けた
送別会の案内も重要
参加者に送別会の案内をしっかりと行うことも重要です。 候補日を送るタイミングや送別会を開催する日程の確定時、開催日の直前など、タイミングによって細かに伝えるべき内容も変わってくるため、時期に合わせて伝えるべき内容を精査しましょう。 たとえば、候補日を募る際には会費や日程といった基本的な要素を伝え、開催日程の確定時にはより詳しい内容を、そして開催直前には当日の流れなどを踏まえた内容をまとめて周知しましょう。 この際、催しの主役となる「送られる側」には招待状という体裁で、書面による伝達をするとより感謝の気持ちが伝わるためオススメです。
プレゼントの準備
なども忘れずに！
意外と忘れがちですが、送別会に重要となるのがプレゼントの準備です。 花束やハンカチ、ネクタイなどの小物を贈ることが一般的で、多くの場合は組織内で少額の金銭を事前に募って購入資金とします。できれば、主役に悟られないようこっそりと用意しましょう。スマートに準備を進めることができ、サプライズ的な演出にもつながります。
3.送別会の当日の流れを整理！
送別会の準備も無事に終え、いよいよ当日です。幹事には司会進行という大役がまだまだあります。主役の心に残るような送別会にするためにも、当日の流れをきちんと整理しておきましょう。
司会挨拶・乾杯
まずは司会の挨拶と、会をスタートさせる乾杯から。このとき、あくまで主役となる送られる側を立て、自身は裏方として控えめに立ち回るのが無難です。場合によっては、乾杯の音頭を主役や上席者に委ねてもよいでしょう。
歓談
乾杯が終わったら、しばし歓談の時間を設けましょう。主役との思い出話や、最後の会話を楽しみたい方は多いものです。幹事はその後の進行にも気を配りつつ、場が円滑に回るよう料理や飲み物の注文などにも配慮しましょう。
代表挨拶
ある程度会が盛り上がってきたら、一度場を仕切り直して参加者から代表挨拶を行います。主役を送り出すスピーチを、上席者などに事前に頼んでおきましょう。
<送り出す側の挨拶例文>
◯◯さん、○年間本当にありがとうございました。 ○○さんの尽力が組織をたしかに支え、皆の力になっていたことでしょう。 愚直かつ誠実に仕事に取り組む○○さんの姿は、私たち全員の見本でした。時には大変な時期もありましたが、無事に乗り越えられたのも○○さんの姿勢を見てきたからでした。 ○年間という短い間ながら、○○さんと一緒に仕事をできたことを誇らしく思っています。新天地においても、どうか今まで通りご活躍していくことを祈っています。 私たちもそれに負けじと、今まで以上に頑張っていきます。
退職者挨拶
代表者の挨拶に応える形で、退職する主役へもスピーチをお願いしましょう。退職の事由や印象に残ったエピソードなどについて簡単に触れつつ、感謝の言葉を手短にまとめて話すことがほとんどです。
<送られる側の挨拶例文>
本日は素敵な送別会を開いていただきありがとうございます。○○という理由により、○月をもちまして退職する運びとなった○○です。 皆さまには○年間の間、大変お世話になりました。 とくに、○○社とのプロジェクト成功などは、私一人の力では成し遂げられなかった仕事です。その他にもさせていただいた多くの経験をもとに、新天地でも今以上の活躍をしていくことを目指しています。 本当に今までお世話になりました。ありがとうございました。
中締め
挨拶などが一段落したところで、中締めとして幹事が全員に対して会場の退店時間や二次会の案内などを行い、閉会の準備を促します。このタイミングでプレゼントなどの用意があれば、主役へ渡してもよいでしょう。
閉会挨拶
最後に、幹事から閉会の挨拶をして送別会は終了です。店外などで挨拶を行うこともあるかもしれませんが、場合によっては人通りの多さや混雑具合から難しいこともあります。そのため、スムーズに終えられるよう、退店の直前に店内で挨拶を行うのがよいでしょう。
4.お店選びのポイント
以上、ここまで送別会の事前準備から当日の流れまでを解説しました。続いては、お店選びのポイントを具体的に整理していきます。
参加者の年齢、性別を考慮したジャンル選び
参加者や主役の年齢・性別によって、チョイスすべきお店のジャンルは異なります。 好みの問題もあるため、何か特定の食べ物に特化したお店よりは、創作料理のダイニングやイタリアンといった、万人に好まれる無難なお店を選定するのがよいでしょう。 食物アレルギーなどにも注意を払い、場合によっては事前に特定の食べ物が出ないよう調整する必要もあります。なお、送別会にオススメなお店は以下のようなジャンルです。合わせてチェックしてみてください。
立地・レイアウトなどの環境面
お店の立地やレイアウトなどにも気を配ることを推奨します。なるべくオフィスに近いお店や、駅近のお店を選定しましょう。その際には、会場となるお店がどのような空間かにも注意すべきです。 他人の声が入るテーブル席よりは、個室や座敷などの仕切られた空間がよいでしょう。お店を貸し切りにするのもオススメです。靴を脱ぐことが必要なお店の場合、人によっては抵抗感を抱くこともあるため事前に告知しておきましょう。また、主役に喫煙の可否を確認しておくことも重要です。近年では座席を禁煙とし、喫煙ルームを設けているお店も多いため、参加者全員に配慮してそのような場所を選ぶのが無難であると考えられます。東京都内の場合には下記のようなお店を選んでみてはいかがでしょうか。
二次会や記念写真の手配も！
忘れがちですが、送別会の記念写真を撮影してくれる方も、なるべく事前に手配すべきです。多くの場合、お店のスタッフの方にお願いしておけば、カメラやスマートフォンで撮影を行ってくれます。参加者で撮影してもよいですが、写れない人が出てしまうためなるべく別の方に頼みましょう。
また、一次会に参加できなかった人のためにも、二次会の手配は事前に済ませておきましょう。有志の参加としてもよいのですが、お店を確保できなかったり思うように交流できなかったりすることが懸念されるため、一次会とセットで押さえておくのがオススメです。
ただし、必ず主役に二次会の開催可否を確認しておきましょう。
人事異動や退職、転職など、さまざまなことが起こるこの季節。新たな出会いがある分、別れも発生してしまうものです。
名残惜しい気持ちはありますが、感謝の念を伝え、華々しい門出を祝うことができるような素敵な送別会を執り行うことが送り出す側としての最後にやるべきことなのではないでしょうか。5.まとめ
